Warum Projektcontrolling? Wenn eine außerordentliche, umfangreiche Aufgabenstellung nicht im Rahmen des normalen Tagesgeschäftes erledigt werden kann, muss die Zielerreichung in Form eines Projektes erfolgen. Dabei wird nach rein prozessoptimierenden Projekten – also Projekten, deren Umsetzung aus prozessoptimierenden Maßnahmen durch Eigenleistung besteht, und nach Aufwandsprojekten unterschieden. Letztere sind Projekte, bei denen Fremdleistungen eingekauft werden müssen. Die Projektleitung verfolgt zum einen die fachliche und organisatorische Planung und Steuerung. Zum anderen muss das Projekt auch aus Budgetsicht geplant und gesteuert werden – das ist die Aufgabe des Projektcontrollings. Hier werden den geplanten Ausgaben die tatsächlich erfolgenden Ausgaben gegenübergestellt und bei kritischen Abweichungen Maßnahmen zur Gegensteuerung initiiert. In der Regel unterstützt der Bereich Controlling den Projektleiter beim Planen und Steuern seines Projektes; im weiteren Sinne ist auch der Einkäufer mit eingebunden. Im Folgenden wird das Projektcontrolling des Projektes PRIMA beschrieben. PRIMA steht für „Prozessunterstützung im Angebotsmanagement“. Das Projekt ist im Bereich Personenverkehr aufgesetzt worden.
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